Com Faturamento de Mensalidades é possível criar muitos pedidos dos clientes mensalistas já com o boleto bancário, vencimento predeterminado pelo usuário, serviços e valores inclusos, economizando horas de trabalho com poucos cliques. É um processo recomendado para empresas cuja cobrança de mensalidade é parte do dia a dia. Os faturamentos podem ser realizados mês a mês ou determinar um longo período para geração de mensalidades durante todo um ano, por exemplo. Também é possível enviar o e-mail com o boleto da cobrança em anexo já no processo de criação dos pedidos ou posteriormente, podendo ser enviado quantas vezes for necessário. Após a geração do faturamento, é mostrado o valor total do montante dos pedidos somados e os pedidos ficarão no sistema com todas as funcionalidades de um pedido criado manualmente, podendo ser agrupados, excluídos, alterados etc.
Como cadastrar um novo Faturamento de Mensalidades
No menu do SisMaster Gerencial, clique sobre a opção Operações e depois em Faturamento de Mensalidades. Será aberta a tela para cadastro e processamento do faturamento, além de permitir visualizar faturamentos passados navegando pelos botões, editar faturamentos não processados, visualizar/abrir os pedidos já realizados etc.
Para adicionar um novo faturamento, clique em Adicionar. No faturamento, é possível definir se o e-mail do boleto bancário será enviado já no processamento, o mês e o ano de término do faturamento (que irá determinar quantas parcelas serão criadas por faturamento) e a conta corrente do boleto bancário que será gerado para esse faturamento. O montante do faturamento será preenchido automaticamente ao processar.
O término do faturamento, indicado pelo mês e ano, é possível ser editado a qualquer momento antes do processamento. É recomendável determinar quais clientes farão parte do faturamento para indicar seu término posteriormente pois a quantidade de pedidos/parcelas do faturamento em curso será a quantidade de meses entre a data de início de faturamento de cada cliente e o mês/ano do término.
Exemplo: um cliente com data de início em 01/12/19 e término para 02/2020 terá 3 pedidos com uma parcela cada gerada ao processar, um pedido para cada mês do faturamento.
Para inserir os clientes que farão parte do faturamento, clique no botão Inserir Cliente(s) Mensalista(s). Serão abertas 3 opções:
– Apenas um cliente: localize o cliente desejado e confirme.
– Vários clientes: ao localizar um cliente e confirmar, será aberta novamente a tela para localizar o cliente seguinte e assim, sucessivamente, até que seja cancelada a busca inserindo todos os clientes selecionados.
– Todos mensalistas: será adicionado ao faturamento, automaticamente, todos os clientes cadastrados como mensalistas.
Para que um cliente seja confirmado no faturamento, é obrigatório que ela esteja marcado como mensalista em seu cadastro. Ao definir o cliente como mensalista, será mostrada a aba de Faturamento de Serviços. Para o Faturamento de Mensalidades, é obrigatório que sejam cadastrados o serviço, o técnico e seu valor (que serão a base do pedido) e a data de início do faturamento. É possível cadastrar quantos serviços desejar por cliente. O pedido será formado por esses serviços. Ao importar um cliente pela primeira vez para o Faturamento de Mensalidades, a data de início será a mesma da utilizada no Cadastro de Clientes. A partir da segunda vez, a data de início do cliente será sempre o mês posterior ao maior mês já faturado. Dessa forma, é possível seguir uma rotina de faturamentos para o cliente sem se preocupar com a data de início. Caso seja de interesse do usuário, ela pode ser alterada manualmente em qualquer faturamento.
Com os clientes inseridos, serão apresentados os dados que o faturamento irá utilizar para processar. Além do código, razão social e nome fantasia (para identificação do cliente), serão mostrados o dia escolhido para vencimento das parcelas (opção disponível no Cadastro do Cliente ao lista-lo como mensalista), a data de início do faturamento corrente, se haverá cobrança de 13º e o valor do serviço cadastrado. Ao utilizar o botão direito do mouse sobre o cliente, serão disponibilizadas algumas opções para alterar os dados do faturamento. Parte dessas possuem opção para serem selecionados quantos registros forem necessários. Segue as mais importantes:
– Excluir cliente do Faturamento de Mensalidades: exclui o cliente selecionado. Um faturamento já processado não permite exclusão. Vários clientes podem ser selecionados para exclusão.
– Excluir cliente do Faturamento de Mensalidades: exclui todos os clientes do faturamento, independe de seleção. Um faturamento já processado não permite exclusão.
– Alterar Data de Início: como explicado acima, a data de início é formada pela data de início do faturamento informada no cadastro ao utilizar o cliente pela primeira vez em um faturamento e será o mês posterior ao maior mês já lançado. Caso haja uma exceção em que a data precise ser alterada especificamente para o faturamento corrente, pode ser usada essa opção. Permite selecionar vários clientes.
– Cobrar 13º do cliente (selecionado): quando o faturamento formar uma mensalidade no mês de dezembro, o valor do faturamento será dobrado nesse mês caso essa opção esteja marcada. Também permite selecionar vários clientes.
– Cobrar 13º de todos os clientes: mesma opção acima mas independente da seleção de clientes. Irá inverter a opção de todos os clientes adicionados.
Após a confirmação dos valores, o faturamento já pode ser processado clicando no botão Processar. Existem alguns requisitos necessários para que o faturamento seja iniciado:
– a data de término (mês e ano) não podem ser menor que a data de início de nenhum cliente adicionado ao faturamento.
– o valor do serviço não pode ser igual a zero em nenhum cliente.
– é obrigatório que seja definida uma conte corrente para geração dos boletos bancários, devidamente cadastrada e funcionando.
– é também obrigatório ter uma forma de pagamento do tipo “mensalista” cadastrada, sendo a mesma necessária para uso de clientes mensalistas da Venda.
Feito tudo isso, o faturamento irá criar os pedidos conforme o valor, serviço e técnico informado, com a parcela vencendo no dia determinado pela data de início. A quantidade de pedidos/parcelas será a diferença de meses entre a data inicial e o mês/ano de término. Uma observação ficará salva na Venda informando que esse pedido veio de um faturamento.
O processo, dependendo da quantidade de clientes e pedidos para cada cliente, poderá demorar vários minutos. É essencial que o usuário não tente utilizar o sistema durante o processo. Recomendamos que seja feito com tempo programado para o término pois o encerramento inesperado do sistema no meio do processo pode causar complicações em sua base de dados. Após o término do processamento, é mostrado um aviso do sucesso da operação. Com isso, os pedidos com seus respectivos número, data e valor serão mostrados ao selecionar cada cliente. O faturamento não poderá ser alterado após processado. O valor total do faturamento é mostrado acima, próximo ao código. Mesmo com o faturamento já processado, é possível enviar (ou reenviar) os boletos bancários por e-mail quantas vezes o usuário desejar clicando no botão (Re)Enviar e-mail. O e-mail de envio e de recebimento seguem a mesma regra do boleto bancário pela Venda. Pedidos onde houve somente a criação do boleto bancário são identificados como azul e, os que tiverem e-mail enviado pelo sistema, como verde.
As vendas geradas pelo faturamento podem ser alteradas normalmente, como um pedido realizado manualmente pelo sistema (desde que a forma de pagamento seja excluída). Não é um procedimento recomendado porém, havendo alteração nesse pedido, ele pode causar distorção dos valores em relação ao faturamento, bem como sua exclusão. É possível, com o botão direito do mouse, abrir o pedido bem como sua parcela.